Privacy Policy

Privacy Policy

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt.

Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce hecht er veel waarde aan het beschermen van de persoonsgegevens en om aan deze nieuwe wetgeving te voldoen.

In deze Privacy Policy wordt helder en transparant weergegeven hoe wij als Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce omgaan met de persoonsgegevens binnen onze vereniging.

Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en doen er zo alles aan om uw privacy te waarborgen. Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening Gegevensbescherming, kort genoemd AVG.

Dit houdt in dat wij:

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en dat wij deze respecteren.
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en de daarbij benodigde type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
• het gebruik van uw persoonsgegevens beperken tot de strikt noodzakelijke gegevens voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Wij als Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce zijn verantwoordelijk voor de verwerving en verwerking van uw persoonsgegevens in onze archieven en actieve administratie. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemene zin, vragen c.q. opmerkingen hierover heeft kunt u contact met ons opnemen middels de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) persoonsgegevens van leden:

• t.b.v. lidmaatschap en uitvoering daarvan;
• gebruik van verenigingshistorie en archief;
• versturen van persoonlijke uitnodigingen;
• versturen van (nieuws-) brieven;

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• het leden inschrijfformulier;
• de functie of titel benoeming door het bestuur of de ALV;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties;
• benoemingen in de carnavalskrant en website;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• adres, postcode, woonplaats;
• telefoonnummer, mobiel nummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• voornaam partner; (Alleen van toepassing bij de hoogheden)
• de functie of titel die personen bekleden binnen Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce.

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende de periode dat men lid is;
• na beëindiging van het lidmaatschap in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van Sponsoren en Donateurs

Persoonsgegevens van Sponsoren en Donateurs worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• uitvoering geven het aan correspondentie rond sponsorschap;
• promotie en publicaties;
• versturen van (nieuws-)brieven;
• versturen van persoonlijke uitnodigingen;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• een inschrijfformulier en/of een contract.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• naam bedrijf;
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam contactpersoon;
• rekeningadres, postcode, woonplaats;
• bezorgadres, postcode, woonplaats;
• (mobiel) telefoonnummer;
• e-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende de periode dat men sponsor / donateur is;
• na beëindiging van het sponsor- / donateurschap in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers aan de Karnevals evenementen

Persoonsgegevens van bezoekers aan Oh Oh Arce worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• foto’s, beeld- en geluidsregistraties;

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de kinderzitting

Persoonsgegevens van deelnemers aan de kinderzitting worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• het organiseren van de kinderzitting, bijbehorende repetitie(s);
• promotie en publicaties;
• versturen van persoonlijke uitnodigingen en (nieuws-)brieven;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• het (website) inschrijfformulier;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• e-mailadres contactpersoon
• leeftijd;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties;
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam wettelijke vertegenwoordiger, indien minderjarig;
• adres, postcode, woonplaats wettelijke vertegenwoordiger, indien minderjarig;
• mobiel telefoonnummer wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;
• e-mailadres wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende het carnavalsseizoen van inschrijving;
• de navolgende vijf jaren voor uitnodiging tot deelname;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Bij deelname door minderjarigen zal ten alle tijden goedkeuring gevraagd worden bij de ouders of voogd. Alleen t.b.v. deelnemers.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers / bezoekers aan de 1^ste / 2^de zitting

Persoonsgegevens van deelnemers / bezoekers aan de kinderzitting worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• het organiseren van de 1^ste / 2^de zitting, bijbehorende repetitie(s);
• promotie en publicaties;
• versturen van persoonlijke uitnodigingen en (nieuws-)brieven;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• het (website) inschrijfformulier;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• e-mailadres contactpersoon
• leeftijd;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties;
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam wettelijke vertegenwoordiger, indien minderjarig;
• adres, postcode, woonplaats wettelijke vertegenwoordiger, indien minderjarig;
• mobiel telefoonnummer wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;
• e-mailadres wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende het carnavalsseizoen van inschrijving;
• de navolgende vijf jaren voor uitnodiging tot deelname;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Bij deelname door minderjarigen zal ten alle tijden goedkeuring gevraagd worden bij de ouders of voogd. Alleen t.b.v. deelnemers.

Verwerking van persoonsgegevens van optredende artiesten

Persoonsgegevens van optredende artiesten worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• uitvoering geven aan optredens tijdens evenementen en activiteiten
• correspondentie met betrekking tot de overeengekomen (financiële) verplichtingen;
• promotie en publicaties;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• een inschrijfformulier en/of een contract;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• artiestennaam (indien van toepassing);
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• adres, postcode, woonplaats;
• (mobiel) telefoonnummer;
• e-mailadres;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende het carnavalsseizoen van inschrijving/contractering;
• in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar na contractering;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van Optochtdeelnemers

Persoonsgegevens van Optochtdeelnemers worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• uitvoering geven aan de correspondentie rondom de optocht;
• promotie en publicaties;
• versturen van (nieuws-)brieven;
• versturen van persoonlijke uitnodigingen;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• een inschrijfformulier;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam (contactpersoon);
• (mobiel) telefoonnummer (contactpersoon);
• e-mailadres (contactpersoon).
• leeftijd

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende het carnavalsseizoen van inschrijving;
• in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar na inschrijving;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van Adverteerders

Persoonsgegevens van Adverteerders worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• uitvoering geven rondom de plaatsing van een advertentie in de karnevalskrant, maaskrantje, website, of op een andere wijze;
• benaderen voor nieuwe plaatsing in nieuw carnavalsseizoen;
• gebruik voor verenigingshistorie en archief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• een inschrijfformulier of contract.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• naam bedrijf (indien van toepassing);
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam contactpersoon;
• adres, postcode, woonplaats (bedrijf);
• (mobiel) telefoonnummer bedrijf of contactpersoon;
• e-mailadres bedrijf of contactpersoon;
• IBAN-nummer? -> navragen bij Martijn

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende het carnavalsseizoen van inschrijving/contractering;
• in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar na contractering;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van Kiender Karneval

Persoonsgegevens van Kiender Karneval worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Samenstellen van een Jeugdgezelschap en het Jeugdprogramma en –activiteiten;
• Versturen van persoonlijke uitnodigingen;
• Gebruik voor verenigingshistorie en archief

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• een inschrijfformulier;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• adres, postcode, woonplaats;
• (mobiel) telefoonnummer (contactpersoon);
• e-mailadres;
• Leeftijd;
• voornaam, tussenvoegsel, achternaam wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;
• adres, postcode, woonplaats wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;
• mobiel telefoonnummer wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;
• e-mailadres wettelijke vertegenwoordiger; indien minderjarig;

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• gedurende de periode dat men lid is van het Jeugdgezelschap;
• in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
• voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.

Verwerking van persoonsgegevens van bij het versturen van een contactmail

Persoonsgegevens bij het sturen van een contact mail aan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• het voeren van correspondentie t.b.v. behandelen van vragen en/of opmerkingen .

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• het website contactformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• e-mailadres;
• IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

• Tot 1 jaar na het laatste contact moment.

Verenigingshistorie en archief

Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce bouwt aan haar verenigingshistorie en zij legt daartoe gegevens vast in haar archief. De persoonsgegevens die hier worden vastgelegd zijn:

• voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• vereniging- of bedrijfsnaam;
• de functie of titel die personen hebben bekleed binnen Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce vaak in combinatie met de jaartallen dat de functie door de persoon werd bekleed;
• foto’s, beeld- en geluidsregistraties.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij maken gebruik van een derde partij, onder andere voor:

• het beheren van de website en mailingen;
• opslag digitaal archief;
• het produceren van promotiemateriaal en drukwerken;
• subsidie aanvragen lokale overheid.

Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derde partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij zullen de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons vordert. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. In andere gevallen kunnen wij persoonsgegevens alleen delen met derden als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Karnevalsvereniging “de Keieschiéters” Ârce” van uw gegevens kennis kunnen nemen, worden geacht deze gegevens geheim te houden en niet te delen zonder toestemming.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw persoonsgegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Als wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, daarom vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij proberen de klachten met u op te lossen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!